Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu fotoboodka.pl

Data ostatniej aktualizacji: 3 listopada 2025 r.

1) Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Synergy Group Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Piłsudskiego 91/1, 50-019, wpisana do KRS: 0001152024, NIP: 8971948450.
Kontakt w sprawach danych: marek.hanaczewski@mmmgroup.com.pl, tel.: +48 660 672 886
Jeżeli powołamy Inspektora Ochrony Danych, opublikujemy jego dane kontaktowe w zaktualizowanej wersji tej Polityki.

2) Zastosowanie Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych:

• podczas korzystania z serwisu fotoboodka.pl (w tym formularzy kontaktowych/zapytania o ofertę, zapisu na newsletter, ustawień cookies),
• przy obsłudze umów wynajmu fotobudek (zapytanie → wycena → umowa → realizacja → rozliczenie),
• w związku z galeriami/plikami zdjęć z wydarzeń i komunikacją posprzedażową.

3) Kategorie przetwarzanych danych

• Dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię i nazwisko, e‑mail, telefon, firma/NIP, adres realizacji, daty i szczegóły wydarzenia.
• Dane rozliczeniowe: dane do faktury, płatności, kwoty, terminy.
• Dane dotyczące zapytań/umów: szczegóły oferty, korespondencja.
• Dane eksploatacyjne (www): adres IP, nagłówki przeglądarki, identyfikatory cookies/LocalStorage, dzienniki serwera.
• Zdjęcia/ujecia z fotobudki (w tym wizerunek uczestników wydarzenia).
• Zgody i preferencje (marketing, cookies, kanał kontaktu).

4) Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Obsługa zapytania i zawarcie/realizacja umowy (przygotowanie oferty, kontakt, logistyka, serwis, rozliczenia) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do umowy).
2. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wywiązywanie się z obowiązków publicznoprawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny, m.in. podatkowy/rachunkowy).
3. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa IT – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
4. Marketing własny (np. newsletter, telefon/e‑mail/SMS, remarketing online) – wyłącznie na podstawie odrębnych zgód na kontakt marketingowy w rozumieniu Prawa komunikacji elektronicznej (PKE) oraz – gdy dotyczy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgoda musi spełniać standard RODO (dobrowolna, konkretna, świadoma, jednoznaczna).
5. Analityka i statystyka serwisu, personalizacja treści – pliki cookies i podobne technologie opisane w sekcji 10; dla niezbędnych cookies podstawą jest PKE, dla pozostałych – zgoda.

5) Zdjęcia z fotobudki – role stron i legalność

• W trakcie realizacji zlecenia zasadą jest, że to Zamawiający wydarzenie (np. Para Młoda, firma) decyduje o celach i sposobach wykorzystania zdjęć uczestników. W takim wariancie Synergy Group działa jako podmiot przetwarzający (procesor) – na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO (zapewniamy wzór i podpisujemy go przy zleceniu).
• Jeśli to my decydujemy o celach (np. publikacja wybranych ujęć w naszym portfolio lub social media) – działamy jako administrator tych zdjęć. Wtedy prosilibyśmy o odrębną zgodę osób widocznych na zdjęciu; brak zgody = brak publikacji.
• Dzieci i młodzież: jeśli w wydarzeniu biorą udział osoby niepełnoletnie, obowiązek zapewnienia podstawy prawnej (np. zgody opiekuna prawnego) spoczywa na Zamawiającym; przy publikacji w naszym portfolio wymagamy wyraźnej, uprzedniej zgody przedstawiciela ustawowego.

6) Odbiorcy danych (kategorie)

• dostawcy hostingu, poczty, CRM, systemu do obsługi zamówień i fakturowania, narzędzi newsletterowych i SMS;
• podmioty serwisujące/obsługujące realizację (np. technicy/animatorzy fotobudki na wydarzeniu na podstawie upoważnień), firmy kurierskie/transportowe;
• banki, operatorzy płatności, biuro rachunkowe, kancelarie prawne;
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (tylko w razie wyrażenia stosownych zgód).
  Każdy podmiot przetwarzający działa na podstawie umowy z art. 28 RODO.

7) Przekazywanie danych poza EOG

Korzystając z wybranych narzędzi chmurowych/analitycznych, dane mogą trafić do państw trzecich (np. USA). Zabezpieczamy je na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz dodatkowych środków, zgodnie z art. 46 RODO. (W SCC moduły C→P/P→P zawierają wymogi z art. 28 RODO).

8) Okresy przechowywania

• Zapytania ofertowe – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu albo do czasu wniesienia sprzeciwu co do marketingu, jeżeli wyraziłeś zgodę na kontakt.
• Umowy, rozliczenia, dokumenty księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi/rachunkowymi (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego).
• Zdjęcia/galerie z wydarzeń – techniczna kopia serwerowa przechowywana do 90 dni od realizacji (chyba że umowa stanowi inaczej); przy publikacji w portfolio – do wycofania zgody.
• Dane do celów roszczeń – do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.

9) Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu i przy zawieraniu umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do przygotowania oferty i świadczenia usługi. Brak zgód marketingowych nie wpływa na zawarcie umowy.

10) Pliki cookies i podobne technologie

• Co to są cookies? To informacje zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika. Zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej (PKE) możemy stosować niezbędne cookies bez zgody, jeśli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub transmisji komunikatu. Inne rodzaje (analityczne, funkcjonalne, marketingowe) wymagają uprzedniej zgody – udzielanej i zarządzanej w naszym panelu zgód (CMP).
• Podstawa prawna: dla niezbędnych – art. 399 ust. 3 PKE; dla pozostałych – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zasady wyrażania i wycofywania zgody zgodne z PKE/RODO (art. 398–400 PKE + standard zgody z RODO).
• Jak zarządzać zgodą? Ustawienia możesz zmienić w banerze cookies (link „Ustawienia prywatności” dostępny stale w stopce). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
• Lista narzędzi: [wstaw nazwę narzędzia analitycznego/reklamowego, np. „Google Analytics 4”, „Meta Pixel”, „Hotjar” – jeśli faktycznie używacie].

11) Komunikacja marketingowa (e‑mail/SMS/telefon/push)

• Wysyłka informacji handlowych i prowadzenie marketingu bezpośredniego przy użyciu urządzeń końcowych (np. telefon, e‑mail, SMS) wymaga uprzedniej zgody Użytkownika/Abonenta i podlega przepisom PKE; do uzyskania zgody stosuje się odpowiednio wymogi RODO (m.in. możliwość łatwego wycofania, rozdzielenie zgód na kanały).
• Wycofania zgody można dokonać w każdej chwili (np. link „wypisz” w stopce wiadomości, odpowiedź „STOP”, lub kontakt na marek.hanaczewski@mmmgroup.com.pl). Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jego dokonaniem.

12) Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym”), ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (gdy podstawą jest nasz uzasadniony interes), a także do wycofania zgody w dowolnym momencie.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa UODO – m.in. pisemnie albo przez ePUAP/e‑Doręczenia (szczegóły i formularze na stronie UODO).

13) Zautomatyzowane decyzje / profilowanie

Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Możemy tworzyć podstawowe segmenty marketingowe (np. „klienci B2B”, „zainteresowani weselem”) – tylko za Twoją zgodą na marketing/cookies i wyłącznie w celu dopasowania treści ofertowych.

14) Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu i upoważnienia, regularne aktualizacje oprogramowania, kopie bezpieczeństwa, ograniczenia retencji, umowy powierzenia z dostawcami spełniającymi wymagania RODO (art. 28).

15) Media społecznościowe

W zakresie naszych profili (np. Facebook, Instagram, TikTok) przetwarzamy dane odwiedzających w związku z interakcją z profilem lub korespondencją. Administratorem jest Synergy Group Sp. z o.o., natomiast platformy te przetwarzają dane również jako odrębni administratorzy na własnych zasadach (prosimy o zapoznanie się z ich politykami prywatności). Zgody na kontakt marketingowy z wykorzystaniem narzędzi platform udzielasz w ustawieniach platformy i/lub w naszym CMP.

16) Jak realizować prawa?

Wnioski dotyczące danych wyślij na marek.hanaczewski@mmmgroup.com.pl lub pocztą na adres siedziby. Dla weryfikacji możemy poprosić o dodatkowe informacje (tylko w zakresie niezbędnym). Odpowiadamy niezwłocznie – co do zasady w ciągu miesiąca.

17) Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę, zwłaszcza w razie zmian prawa lub technologii. Nowa wersja będzie publikowana w serwisie z nową datą „ostatniej aktualizacji”.